Anforderungen: Stolpersteine und Einflussfaktoren

Ohne Soll ist das Ist nichts Wert

Nicht die oder der Beste, sondern die oder der Bestpassendste ist das Ziel. Nur wenn wir wissen, wer und welche Kompetenzen und Werte benötigt werden, kann eine Stellenbesetzung, eine Laufbahn, ein Talent-Management oder eine Personalentwicklung zielführend geschehen. Nur dann wird Aktionismus in einen strukturieren Soll-Ist-Abgleich überführt und als schöner Nebeneffekt wird dem Fachkräftemangel entgegnet, indem keine unglaubwürdigen Profile, sondern reale Personen gesucht werden. Doch auch in der Definition von Anforderungsprofilen oder Sollprofilen liegen gefährliche Stolpersteine versteckt.

Für den HR-Profi durfte ich die gängigsten 5 Herausforderungen benennen. Aber auch die zu beachtenden Einflussfaktoren und warum dem Erwartungsmanagement die Zukunft gehört.

Viele Grüsse
Andreas Mollet

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Artikel aus: Der HR-Profi 06 / Juni 2019

Anforderungen: Stolpersteine und Einflussfaktoren

Wenn wir uns fragen, warum Einstellungen nicht den gewünschten Erfolg bringen und warum Beförderungen nicht funktionieren, dann ist der Grund meist schnell gefunden. Ungenügend qualifizierte Bewerber und Mitarbeitende, unterschiedliche Werte der Generationen A–Z und der scheinbare Fachkräftemangel machen es fast unmöglich, passende oder gute Mitarbeitende zu finden, zu halten und zu entwickeln. Dabei ist vielleicht der Grund hierfür gar nicht in externen Faktoren zu finden. Vielmehr sind es die internen Ansprüche und Anforderungen, welche die Ursache für manche Fehl- oder Nichtbesetzung sind. Denn Anforderungen richtig zu definieren ist eine Herausforderung.

Wenn wir nicht wissen, wo der Weg hin soll, können wir ihn nicht beschreiten. Dement- sprechend kommt der Definition der Anforderungen eine, wenn nicht die entscheidende Bedeutung zu. Grundsätzlich gibt es 3 unterschiedliche Einflussgrössen auf die Definition von Anforderungen. Nur wenn alle 3 Einflussgrössen adäquat berücksichtigt werden, können jetzige und zukünftige Anforderungen auch tragfähig sein.

Einflussfaktor Unternehmen und Kultur

Dass Unternehmen und Kultur massgeblichen Einfluss haben ob Mitarbeitende erfolgreich, zufrieden und motiviert sind, ist unbestritten. Deswegen muss dies zwingend in die Anforderung einfliessen. Doch das heisst nicht, die Anforderungen zwingend dem Cultural Fit zu unterwerfen, sondern bewusst auch gegensätzliche Ausprägungen als Anforderung zu definieren.

Einflussfaktor Team und Organisation

Wir alle sind auf Mitarbeitende, Kollegen und Netzwerke angewiesen um unsere Aufgaben zu erfüllen und unsere Ziele zu erreichen. Des- halb ist eine Berücksichtigung des bestehen- den Teams, bzw. des organisatorischen Umfeldes unerlässlich. Sollen neue Kompetenzen, Stärken und Einflüsse eingebracht werden oder sollen bestehende Werte und Kompetenzen gefestigt und professionalisiert werden. Ein Anforderungsprofil sollte immer im Abgleich und nicht als Einzelsicht erstellt werden.

Einflussfaktor Funktion und Ziele

Veränderungen sind nicht die Ausnahme, sondern Alltag. Welche neuen Kompetenzen, Aspekte und Herausforderungen stehen an? Wo liegt in der Zukunft der Fokus und welche
Anforderungen werden entscheidend sein um die Zukunft zu meistern? Die Balance zwischen dem Status Quo und zukünftigen Anforderungen ist eine entscheidende Reflektion in der Anforderungsdefinition.

Auch wenn die 3 Einflussfaktoren bereits beachtet werden, gibt es noch weitere Stolpersteine, welche beachtet werden sollten:

• Fachprofile
  Die (zu) einseitige Betrachtung der Anforderungen auf fachliche Aspekte, Ausbildungen und Zertifizierungen. Natürlich können Zertifikate und Qualifikationen nützlich sein, aber sie sollten (ausser in wenigen gesetzlichen Fällen) nie als Ausschlusskriterium gelten. Vielmehr gilt es Aufgaben und Tätigkeiten zu definieren. Dann ergeben sich auch Chancen für spannende Personen die nicht dem typischen Pfad entsprechen.
• Wunschprofile
  Für alle Eventualitäten, mögliche spätere Entwicklungsschritte und ad-hoc-Einsätze werden auch bereits Anforderungen definiert. Dabei geht aber oft die tatsächliche Aufgabe fast vergessen. Was nützt Potenzial, wenn es in der Realität gar nicht oder nicht in absehbarer Zeit genutzt wird? Mitarbeitende und Umfeld sind demotiviert und unzufrieden.
• Personenprofile
  Gerade in kleineren Firmen, bei Schlüssel- oder Mischfunktionen ein bekanntes Phänomen. Anstatt die Anforderungen an die Funktion zu definieren werden die Anforderungen aufgrund des jetzigen Stelleninhabers projiziert. Dabei ist es gerade in solchen Situationen erfolgskritisch die Chance zu nutzen und sich von dem Fokus auf Personen zu lösen und die Funktion ins Zentrum zu stellen.
• Prestigeprofile
  Bei der Anforderungsdefinition geht es auch um Prestige, Macht und finanzielle Ansprüche. Führungskräfte die mit überhöhten Anforderungen der unterstellten Mitarbeitenden auch die eigene Wertigkeit erhöhen. Das wird zudem verstärkt, wenn Anforderungen direkt von Hierarchie- oder Entlöhnungsstufen abhängig sind.
• Mittelmassprofile
  Entgegen zu den Wunschprofilen werden Anforderungen bewusst allgemein gehalten, mit dem Ziel möglichst viele Aspekte abzudecken und möglichst keine Ausschlusskriterien zu definieren. Gerade bei Funktionen mit starkem Allgemeincharakter oder auch bei sehr gesuchten Funktionen wird dadurch versucht möglichst viele Bewerber abzuholen. Angesprochen wird aber meist nur Mittelmass, weil Spezialisten ihr Profil und Ihre Anforderungen nicht mehr erkennen.

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Alleine sich der Stolpersteine immer wieder bewusst zu sein, ist bereits Teil der möglichen Lösungsansätze. In der Praxis haben sich noch weitere Ansätze bewährt um Anforderungsprofile objektiv, tragfähig und adäquat zu definieren. Anforderungsworkshops mit Stelleninhaber, Teammitgliedern, Anspruchsgruppen und neutraler Begleitung sind trotz des Zeitaufwandes ein sehr effizientes Instrument. Ebenso ist ein wenig Populäres Führungsinstrument hilfreich: Die Stellen- oder Funktionsbeschreibung. Korrekt und Aktuell geführt berücksichtigt diese nämlich bereits die Einflussfaktoren und verringert auch die Gefahr der Stolpersteine. Hilfreich ist es zudem, weniger von Anforderungen zu sprechen (die eher mit Fach- und Methoden verknüpft werden), sondern die Aufgabe oder Stelle mit Erwartungen zu beschreiben und zu definieren. Damit wird auch automatisch stärker die Zukunftsorientierung berücksichtigt.

Entscheidend ist, dass man sich der Tragweite der Anforderungsdefinition bewusst ist und entsprechend agiert. Werden bereits am Anfang die Weichen falsch gestellt, ist dies später kaum mehr korrigierbar. Insofern wird das Erwartungsmanagement auch, oder gerade in veränderungsnotwendigen Zeiten zum entscheidenden, zukunftsorientierten Managementthema.

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Bildquellen: DER HR-PROFI und INOLUTION Innovative Solution AG