Mitarbeitendengespräch – Mehrwert statt Leerlauf

Update vom 27.07.2022: Kompletter Text aus der Publikation eingefügt und mit Grafiken ergänzt.
Update vom 04.10.2022: Beitrag mit Infografik ergänzt.

Vorab möchte ich die Gelegenheit nutzen, Ihnen recht herzlich für Ihren Besuch auf meinem Blog zu danken!

In der Ausgabe Dezember 2015 / Januar 2016 der personalSCHWEIZ, ist als ausführlichere Version meines letzten Blogs der Beitrag „Mitarbeitergespräch – Mehrwert statt Leerlauf“ von mir erschienen.

Aus dem Inhalt:
Für einige ist es ein zeitraubendes und nutzloses Übel, für andere ein wertvolles Führungsinstrument. Für die meisten ist es jedoch einfach eine notwendige Pflichtübung: das Mitarbeitergespräch. Dabei ginge es doch auch anders.

Mit besten Grüssen
Andreas Mollet

Der folgende Artikel ist erschienen in der personalSCHWEIZ Dezember 2015 / Januar 2016

Mitarbeitergespräch

Mehrwert statt Leerlauf

Für einige ist es ein zeitraubendes und nutzloses Übel, für andere ein wertvolles Führungsinstrument. Für die meisten ist es jedoch einfach eine notwendige Pflichtübung: das  Mitarbeitergespräch. Dabei ginge es doch auch anders.

Von Andreas Mollet

Obwohl immer wieder in der Kritik, hat das Mitarbeitergespräch seinen festen Platz in der Agenda jedes Unternehmens. Der Grund liegt wohl darin, dass das Mitarbeitergespräch als  Führungsinstrument durchaus seine Berechtigung hat. Insbesondere, wenn man sich der Funktion des Gespräches bewusst wird und man die Akzente richtig setzt. So wird aus einer lästigen  repetitiven Pflichtübung plötzlich ein zukunftsorientiertes und nachhaltiges Instrument mit direktem Bezug zur Unternehmensentwicklung.

Doch wo liegen die Hauptgründe, dass dies heute leider zu selten funktioniert und das umgangssprachliche Mitarbeitergespräch wohl bei einigen Unternehmen zu Recht in der Kritik steht?

• Unflexibler Zeitpunkt:
  Unabhängig ob grössere Projekte anstehen, die Grippezeit Hochsaison hat oder sowieso gerade die umsatzstärkste Phase ist, die Gespräche finden für das gesamte Unternehmen zum gleichen, teilweise unpassenden, Zeitpunkt statt.
• Fehlende Priorität:
  Wenn der Vorgesetzte dem Mitarbeitergespräch keine Priorität einräumt, es nicht nutzbringend umsetzt oder vielleicht gar keines durchführt, hat dieses Verhalten natürlich auch für die
  unterstellten Mitarbeitenden Vorbildcharakter.
• Fehlende Individualität:
  Die Leistungs- und Kompetenzbeurteilung beinhaltet für alle Mitarbeitenden die gleichen Kompetenzen und Kriterien, unabhängig von Funktion, Rolle oder Abteilung.
• Fehlende Schwerpunkte:
  Firmeneigene Formulare sind seit Jahren gleich aufgebaut mit den gleichen Kriterien, Kompetenzen und Fragestellungen, unabhängig der Strategie oder der aktuellen Herausforderungen.
• Mangelnde Vorbereitung:
  Auch wenn in jedem Führungsseminar und Leitfaden zu Recht erwähnt, fehlt doch meist die Zeit, die Priorität und die passenden Instrumente um dies wirklich verlässlich während des ganzen Jahres vorzunehmen.
• No «big data»:
  Da leider viele Mitarbeitergespräche immer noch auf Papier basieren, ist ein Zusammenzug für die Organisations- oder Unternehmensentwicklung nicht möglich. Doch gerade dort liegt  enormes Potenzial.
• Zu viele Themen:
  Die Zeit ist begrenzt, die Themen sind vielfältig. So werden viele Themen angeschnitten, aber der Raum für ein wertvolles Gespräch fehlt.

Natürlich gibt es daneben auch noch weitere Problemstellungen für ein Gespräch. Gleich bleibt jedoch, dass es nicht das Instrument selber ist, sondern vielmehr die Ausgestaltung, welche sich für  die Probleme und den fehlenden Nutzen verantwortlich zeichnen.

Um den Nutzen und die Wirkung zu erhöhen, muss man bei der Konzeption des Mitarbeitergespräches anfangen und nicht – wie es leider oft passiert – die Führungskräfte in Gesprächsführung
schulen.

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Themenblöcke klar trennen

Grundsätzlich kann und sollte ein Mitarbeitergespräch mehrere unterschiedliche Funktionen übernehmen bzw. beinhalten. Um auch wirklich einen Nutzen für das Gespräch und das Unternehmen zu erzielen, lohnt sich eine Aufteilung des Gespräches in die drei relevanten Themenblöcke Leistung, Ziele und Entwicklung:

• Leistungsaspekte (führen)
  – Rückblick
  – Leistungsbeurteilung
  – Zufriedenheit
  – Entlöhnung
  – …
• Zielaspekt (fordern)
  – Zielerreichung
  – Zielerreichung
  – Zieldefi nition
  – Schwerpunktsetzung
  – Karriereplanung
  – …
• Entwicklungsaspekt (fördern)
  – Ausblick
  – Kompetenzbeurteilung
  – Potenzialerfassung
  – Entwicklungsplanung
  – …

Eine klare Trennung hilft vor allem den Führungskräften, um eine strukturierte und systematischere Einordnung der Themen und der Gesprächsführung zu erreichen. Obwohl natürlich die  einzelnen Themen durchaus eine Abhängigkeit besitzen, sollten diese drei Aspekte möglichst getrennt und als Prozess verstanden werden. Aufgrund des Intrarollenkonfl iktes ist es zum Beispiel kaum möglich gleichzeitig ein faires Beurteilungs- und objektives Entwicklungsgespräch zu führen.

Entwicklung oft vernachlässigt

Diese Problematik zeigt sich sehr oft darin, dass Führungskräfte Mühe haben, einem Mitarbeitenden Entwicklungsbedarf aufzuzeigen, obwohl die Leistungserbringung im Grundsatz  zufriedenstellend war. Ein Ansatz liegt darin, dem Mitarbeitenden aufzuzeigen, welcher Entwicklungsbedarf aufgrund der suboptimalen Leistung (internalisiert) und welcher aufgrund der  zukünftigen unternehmerischen Anforderungen entsteht (externalisiert).

Zudem liegt in der Praxis der Fokus meist immer noch auf den vergangenheitsorientierten Aspekten der Leistungsaspekte. Auch wenn praktisch jedes Mitarbeitergespräch heute auch  zukunftsorientierte Aspekte beinhaltet, sind diese oft sekundär. Auch weil die Auseinandersetzung mit der bekannten Vergangenheit einfacher ist, als mit der ungewissen und nur planbaren  Zukunft. Damit wird aber die Chance das Mitarbeitergespräch als ein zukunftsorientiertes Führungsinstrument zu platzieren vergeben. Auch dies ein Grund, warum es effi zienter ist, sich den Themenblöcken getrennt zu widmen.

Es gibt also eigentlich nicht das Mitarbeitergespräch, sondern es braucht sozusagen drei Gespräche um diesen unterschiedlichen Aspekten gerecht zu werden, da diese teils im Widerspruch stehen. Obwohl der Trend besteht, diese drei Aspekte des Mitarbeitergesprächs auch zeitlich zu trennen, ist dies aus meiner Sicht nicht zwingend notwendig. Es ist aber sicherlich empfehlenswert  dies inhaltlich klar zu trennen.

Stellen Sie das Unternehmen in den Vordergrund und sehen Sie im Mitarbeitergespräch nicht einfach nur ein Gespräch zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten – solche Gespräche führen  Vorgesetzte bereits zigfach während des Jahres. Die obenstehenden Massnahmen helfen Ihnen, das Mitarbeitergespräch in den Kontext des Unternehmens zu bringen. Erst dann wird das  Mitarbeitergespräch auch zu einem echten unternehmerischen Mehrwert.

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